| # | Netto | Beschreibung |
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NUR LESEN um die Maske zu öffnen ohne Daten zu verändern. Dadurch beeinträchtigen Sie nicht bei der Erfassung. Die Option ist zu empfehlen.
ENTZIEHEN wenn es notwendig ist, die Daten in der in der Maske sofort zu verändern. Aber Vorsicht, dadurch gehen Änderungen verloren, die womöglich gerade macht. Das gilt auch, wenn die Rechnung aus Ihrer Sicht unverändert bleibt.
Wie wollen Sie das Dokument öffnen?
Verlauf Rechnung Test
Hier können Sie dem Verlauf einen Kommentar hinzufügen, um z.B. auf bestimmte Dinge aufmerksam zu machen oder auch nur um eine Anmerkung zu hinterlegen.
Verlaufskommentar wurde erfolgreich gespeichert.
Error! Beim Speichern des Verlaufskommentars ist ein Fehler aufgetreten.
Änderungen und Verbesserungen
Statistiken
Kreditoren & Debitoren verwalten
Die Kreditoren und Debitoren Stammdaten werden aus Ihrem ERP-System
automatisch an das iFlow übertragen und können daher nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie,
dass diese Stammdaten rein informativ sind, d.h. bei der Weiterverarbeitung der Rechnung werden die
internen Stammdaten des führenden ERP-Systems verwendet.
ID |
Nummer |
Personenkontentyp |
Name |
Adresse |
St.-Nr./USt-IdNr. |
Skonto % |
Skontotage |
Skontokonditionen |
|---|
...
Verlauf
Standard Sachkonto und Kostenstelle
Möchten Sie diese Werte als Standardwerte für den Kreditor speichern?
Sachkonto: (vorher: )
Kostenstelle: (vorher: )
Neue Werte für alle Positionen der aktuellen Rechnung übernehmen.
Sachkonto: (vorher: )
Kostenstelle: (vorher: )
Neue Werte für alle Positionen der aktuellen Rechnung übernehmen.
Sachkonten verwalten
Sachkonto editieren
ID |
Konto Name |
|---|
Soll dieses Sachkonto wirklich gelöscht werden?
Kostenstellen verwalten
Kostenstelle editieren
ID |
Kostenstelle Name |
|---|
Soll diese Kostenstelle wirklich gelöscht werden?
Hilfe
Rechnungen
| Rechnungsstatus | ||
|---|---|---|
| Neue Rechnung | Dieses Symbol zeigt eine neue Rechnung an, die unbearbeitet ist und noch einem Verteiler bzw. einer Prüfgruppe zuzuweisen ist. | |
| Rechnung teilgeprüft | Sobald die erste Änderung an einer Rechnung durchgeführt und gespeichert wird, wird der Fortschritt der Bearbeitung in der Fortschrittsleiste als Symbol angezeigt. Der prozentuale Fortschritt wird dabei auf Basis der Prüfer ermittelt, die eine Rechnung bereits als geprüft markiert haben. | |
| Rechnung vollständig geprüft | Nach positiver Prüfung der Rechnung durch alle Prüfer wird die Rechnung als vollständig geprüft markiert. | |
| Rechnung gesperrt | Wenn dieses Symbol angezeigt wird, wurde die Rechnung von mindestens einem Prüfer gesperrt. Durch erneutes Bearbeiten der Rechnung durch den Prüfer kann diese erneut geprüft, ggf. korrigiert und wieder freigegeben werden. | |
| Rechnung annulliert | Das Symbol signalisiert, dass die Rechnung annulliert worden ist. In der Regel liegt dieser Fall vor, wenn es sich um eine doppelte oder falsche Rechnung handelt. | |
| Rechnung gebucht | Eine Buchung der Rechnung erfolgt durch das Setzen des Buchungsdatums. Optional kann eine Primatnota (frei wählbarer Buchungstext) verwendet werden. In diesem Fall wird das Buchungsdatum automatisch generiert. | |
|
|
Fehler | In seltenen Ausnahmefällen kann eines von diesen Symbolen angezeigt werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator um das weitere Vorgehen abzustimmen. |
| Externe E-Mail Prüfung | ||
|---|---|---|
| Optional können Rechnungen zur Bewertung bzw. Freigabe per E-Mail an einen externen Prüfer gesendet werden. Die externe Prüfung erfolgt über eine separate Webseite und ist somit unabhängig von dem diesem System möglich. Die E-Mail Adresse eines externen Prüfers kann frei gewählt und es können beliebig viele externe Prüfer involviert werden. | ||
| Kein Symbol bedeutet, dass keine externe E-Mail Prüfung offen ist. | ||
| Rückmeldung von externem Prüfer ist ausstehend | ||
| Der externe Prüfer hat die Freigabe für die Rechnung erteilt | ||
| Der externe Prüfer hat die Rechnung abgelehnt | ||
| Zahlungsdurchführung | ||
|---|---|---|
| Dieses Symbol signalisiert, dass eine Zahlungsdurchführung stattgefunden hat. | ||
| Kein Symbol bedeutet, dass bisher keine Zahlungsdurchführung erfolgt ist. | ||
| Zahlungsdurchführung ausstehend | ||
| Zahlungsdurchführung erfolgt | ||
| Zahlungsdurchführung automatisch erfolgt | ||
| Offener Punkt | ||
|---|---|---|
| Mit dieser Funktion können Rechnungen zusätzlich gekennzeichnet werden, wenn ergänzend zu einem Rechnungsprüfungs-Standardablauf weitere Tätigkeiten durchzuführen sind, die nachverfolgt werden sollen. Der offene Punkt kann flexibel pro Rechnung für alle Benutzer gleichzeitig verwendet werden. | ||
| Berechnung ist ausstehend | ||
| Berechnung ist abgeschlossen | ||
| Zahlungsfreigabe | ||
|---|---|---|
| Eine Zahlungsfreigabe kann optional nach der vollständigen Prüfung einer Rechnung erfolgen. | ||
| Kein Symbol bedeutet, dass keine Zahlungsfreigabe als zusätzlicher Prüfschritt aktiviert ist. | ||
| Zahlungsfreigabe ist ausstehend | ||
| Zahlungsfreigabe ist abgeschlossen | ||
| Zahlungsfreigabe ist automatisch erfolgt | ||
| Verantwortung für eine Rechnung | ||
|---|---|---|
| Abhängig davon, wie die Berechtigung von einem Benutzer in einem Verteiler eingerichtet ist, erfolgt die Aufforderung für die Prüfung und Bearbeitung einer Rechnung durch Kennzeichnung mit diesem Symbol.Für jeden Verteiler können genau ein Haupt-Verantwortlicher und beliebig viele Vertreter festgelegt werden. | ||
| Kein Symbol bedeutet, dass der Benutzer nicht aktiv in dem Rechnungsprüfungs-Prozess tätig werden muss. In der Regel hat dieser Benutzer dann nur lesenden Zugriff auf den Verteiler. | ||
| Benutzer ist in einem Verteiler als Haupt-Verantwortlicher zuständig | ||
| Benutzer ist in einem Verteiler als Vertreter zuständig | ||
| Fristen | ||
|---|---|---|
| Liegen einer Rechnung eine Skontofrist oder Zahlungsfrist zugrunde und ist dieses Datum in dem entsprechenden Datenfeld korrekt hinterlegt, so erfolgt eine automatische Erinnerung an wahrzunehmende Fristen in Form von diesem Symbol. Die Bewertung der Fristen erfolgt auf Basis des aktuellen Datums. Alle Angaben ohne Gewähr. | ||
| Kein Symbol bedeutet, dass keine Skontofrist oder Zahlungsfrist im System vorliegt. Achtung: Dieser Fall kann auch eintreten, wenn Fristen in einer Rechnung aufgeführt sind (Papier-Dokument), dieses Datum jedoch im System nicht eingepflegt wurde. | ||
| Es gibt eine Skontofrist oder Zahlungsfrist, die noch eingehalten werden kann. | ||
| Die Zahlungsfrist ist überschritten | ||
| Entweder ist kein Skonto bzw. keine Frist gesetzt, oder die Rechnung ist bereits gebucht. | ||
Verträge
| Vertragsstatus | ||
|---|---|---|
| Vetrag eingescannt | Der Vetrag wurde erfolgreich eingescannt. | |
| Vetrag ist aktiv | Der Vetrag wurde erfolgreich eingescannt. | |
| Vertrag gekündigt | Der Vertrag wurde gekündigt. | |
| Vertrag beendet | Der Vertrag wurde beendet. | |
| Vertrag annuliert | Der Vertrag wurde annuliert. | |
| Fehler | Es gibt einen Fehler. | |
Lieferscheine
| Vorgänge - Übersicht | |||
|---|---|---|---|
|
F5
|
Liste aktualisieren |
Alt
+
Z
|
Alle Filter zurücksetzen |
|
Alt
+
|
Zur vorigen Seite der Liste blättern |
Alt
+
|
Zur nächsten Seite der Liste blättern |
|
Alt
+
A
|
Fokus auf das Filterfeld Vorgangsname |
Alt
+
E
|
Fokus auf das Filterfeld Vorgangsnummer |
|
Alt
+
V
|
Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
Alt
+
Y
|
Fokus auf das Filterfeld Vorgangs-ID |
| Vorgänge - Details | |||
|---|---|---|---|
|
Alt
+
F2
F2
|
Vorgang speichern |
Alt
+
F3
F3
|
Vorgang speichern und den nächsten Vorgang öffnen |
|
Alt
+
F7
F7
|
Vorgang speichern und zurück zur Übersicht | ||
|
Alt
+
|
Voriger Vorgang anzeigen |
Alt
+
|
Nächster Vorgang anzeigen |
|
Alt
+
A
|
Fokus auf das Feld Vorgangsname |
Alt
+
E
|
Fokus auf das Feld Vorgangsnummer |
|
Alt
+
V
|
Fokus auf das Feld Verteiler | ||
| Rechnungen - Übersicht | |||
|---|---|---|---|
|
F5
|
Liste aktualisieren |
Alt
+
Z
|
Alle Filter zurücksetzen |
|
Alt
+
|
Zur vorigen Seite der Liste blättern |
Alt
+
|
Zur nächsten Seite der Liste blättern |
|
Alt
+
A
|
Fokus auf das Filterfeld Bemerkung |
Alt
+
C
|
Fokus auf das Filterfeld Belegdatum |
|
Alt
+
D
|
Fokus auf das Filterfeld Bestellnummer |
Alt
+
E
|
Fokus auf das Filterfeld Vorgangsnummer |
|
Alt
+
F
|
Fokus auf das Filterfeld Volltextsuche |
Alt
+
H
|
Fokus auf das Filterfeld Offener Punkt Status |
|
Alt
+
I
|
Fokus auf das Filterfeld Freifeld |
Alt
+
K
|
Fokus auf das Filterfeld Offener Punkt Beschreibung |
|
Alt
+
L
|
Fokus auf das Filterfeld Zahlungsweise |
Alt
+
M
|
Fokus auf das Filterfeld Mailanfragen |
|
Alt
+
N
|
Fokus auf das Filterfeld Eingangsdatum |
Alt
+
O
|
Fokus auf das Filterfeld Konto |
|
Alt
+
P
|
Fokus auf das Filterfeld Primanota |
Alt
+
R
|
Fokus auf das Filterfeld Belegnummer |
|
Alt
+
S
|
Fokus auf das Filterfeld Zahlungsfreigabe |
Alt
+
T
|
Fokus auf das Filterfeld Kreditor |
|
Alt
+
U
|
Fokus auf das Filterfeld Buchungsdatum |
Alt
+
V
|
Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
|
Alt
+
W
|
Fokus auf das Filterfeld Zeige |
Alt
+
Y
|
Fokus auf das Filterfeld Rechnungs-ID |
| Rechnungen - Details | |||
|---|---|---|---|
|
Alt
+
F2
F2
|
Rechnung speichern |
Alt
+
F3
F3
|
Rechnung speichern und die nächste Rechnung öffnen |
|
Alt
+
F6
F6
|
Rechnung speichern und neue Position anlegen |
Alt
+
F7
F7
|
Rechnung speichern und zurück zur Übersicht |
|
Alt
+
F8
F8
|
Rechnung sperren |
Alt
+
F9
F9
|
Rechnung prüfen |
|
Alt
+
F10
F10
|
Rechnung sperren |
Alt
+
F11
|
Rechnung annulieren |
|
Alt
+
F12
|
Primanota übertragen |
Strg
+
Alt
+
Leertaste
Alt
+
F
|
Rechnung prüfen, speichern und die nächste Rechnung öffnen Tipp: Für Prüfer |
|
Alt
+
+
|
Dokumentenansicht vergrößern |
Alt
+
-
|
Dokumentenansicht verkleinern |
|
Alt
+
|
Vorige Rechnung anzeigen |
Alt
+
|
Nächste Rechnung anzeigen |
|
Alt
+
|
Vorige Seite anzeigen |
Alt
+
|
Nächste Seite anzeigen |
|
Strg
+
|
Eine weitere Position nach oben auswählen |
Strg
+
|
Eine weitere Position nach unten auswählen |
|
Strg
+
A
|
Alle Positionen auswählen |
Strg
+
P
|
|
|
Alt
+
B
|
Fokus auf das Feld Bemerkung |
Alt
+
E
|
Fokus auf das Feld Belegnummer |
|
Alt
+
K
|
Fokus auf das Feld Offener Punkt Beschreibung |
Alt
+
L
|
Fokus auf das Feld Verteiler |
|
Alt
+
M
|
E-Mail senden |
Alt
+
N
|
Fokus auf den Button Berechnen |
|
Alt
+
O
|
Fokus auf das Feld Konto |
Alt
+
P
|
Fokus auf das Feld Primanota |
|
Alt
+
R
|
Fokus auf das Feld Belegdatum |
Alt
+
S
|
Fokus auf das Feld Schlagwort |
|
Alt
+
T
|
Fokus auf das Feld Kreditor |
Alt
+
V
|
Verlauf öffnen |
| Verträge - Übersicht | |||
|---|---|---|---|
|
F5
|
Liste aktualisieren |
Alt
+
Z
|
Alle Filter zurücksetzen |
|
Alt
+
|
Zur vorigen Seite der Liste blättern |
Alt
+
|
Zur nächsten Seite der Liste blättern |
|
Alt
+
C
|
Fokus auf das Filterfeld Vertragsbeginn |
Alt
+
F
|
Fokus auf das Filterfeld Volltextsuche |
|
Alt
+
G
|
Fokus auf das Filterfeld Vertragsnummer |
Alt
+
N
|
Fokus auf das Filterfeld Vertragsende |
|
Alt
+
V
|
Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
Alt
+
W
|
Fokus auf das Filterfeld Zeige |
|
Alt
+
Y
|
Fokus auf das Filterfeld Vertrags-ID | ||
| Verträge - Details | |||
|---|---|---|---|
|
Alt
+
F2
F2
|
Vertrag speichern |
Alt
+
F3
F3
|
Vertrag speichern und den nächsten Vertrag öffnen |
|
Alt
+
F7
F7
|
Vertrag speichern und zurück zur Übersicht | ||
|
Alt
+
+
|
Dokumentenansicht vergrößern |
Alt
+
-
|
Dokumentenansicht verkleinern |
|
Alt
+
|
Voriger Vertrag anzeigen |
Alt
+
|
Nächster Vertrag anzeigen |
|
Alt
+
|
Vorige Seite anzeigen |
Alt
+
|
Nächste Seite anzeigen |
|
Alt
+
C
|
Fokus auf das Feld Vertragsbeginn |
Alt
+
G
|
Fokus auf das Feld Vertragsnummer |
|
Alt
+
N
|
Fokus auf das Feld Vertragsende |
Alt
+
V
|
Fokus auf das Feld Verteiler |
| Lieferscheine - Übersicht | |||
|---|---|---|---|
|
F5
|
Liste aktualisieren |
Alt
+
Z
|
Alle Filter zurücksetzen |
|
Alt
+
|
Zur vorigen Seite der Liste blättern |
Alt
+
|
Zur nächsten Seite der Liste blättern |
|
Alt
+
E
|
Fokus auf das Filterfeld Vorgangsnummer |
Alt
+
M
|
Fokus auf das Filterfeld Referenznummer |
|
Alt
+
T
|
Fokus auf das Filterfeld Kreditor |
Alt
+
V
|
Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
|
Alt
+
Y
|
Fokus auf das Filterfeld Lieferschein-ID | ||
| Lieferscheine - Details | |||
|---|---|---|---|
|
Alt
+
F2
F2
|
Lieferschein speichern |
Alt
+
F3
F3
|
Lieferschein speichern und den nächsten Lieferschein öffnen |
|
Alt
+
F7
F7
|
Lieferschein speichern und zurück zur Übersicht | ||
|
Alt
+
+
|
Dokumentenansicht vergrößern |
Alt
+
-
|
Dokumentenansicht verkleinern |
|
Alt
+
|
Voriger Lieferschein anzeigen |
Alt
+
|
Nächster Lieferschein anzeigen |
|
Alt
+
|
Vorige Seite anzeigen |
Alt
+
|
Nächste Seite anzeigen |
|
Strg
+
P
|
Alt
+
E
|
Fokus auf das Feld Vorgang | |
|
Alt
+
I
|
Fokus auf das Feld Lieferscheinnummer |
Alt
+
L
|
Fokus auf das Feld Belegdatum |
|
Alt
+
M
|
Fokus auf das Feld Referenznummer |
Alt
+
N
|
Fokus auf das Feld Eingangsdatum |
|
Alt
+
T
|
Fokus auf das Feld Kreditor |
Alt
+
V
|
Fokus auf das Feld Verteiler |
Zunächst einmal: Eine Volltextsuche ist ein sehr rechenintensiver Vorgang. Je allgemeiner ein Begriff ist, der gesucht wird, umso mehr hat der Rechner zu bearbeiten.
In Eingangsrechnungen nach dem Begriff "Rechnungen" zu suchen, oder nach der eigenen Adresse macht nicht nur wenig Sinn, sondern belastet auch die Kapazität des Servers.
Verwenden Sie daher möglichst Suchbegriffe, die, wenn möglich, nur eine kleine Trefferzahl zulassen. Dauert eine Volltextsuche zu lang (meist etwa etwas mehr als 30 Sekunden), dann kann es sein, dass der Server diese dann mit einer Fehlermeldung abbricht um das System nicht zu blockieren.
Suchbegriffe trennen
Trennt man Suchbegriffe (z.B. "Arm und Bein") mit einem Leerzeichen (also "Arm Bein"), dann werden diese über eine UND Verknüpfung gesucht, was nicht anderes bedeutet, dass nur Dokumente angezeigt werden, die beide Begriffe enthalten. Es sind natürlich auch mehr als zwei Begriffe möglich. Je mehr Begriffe Sie verwenden, umso kleiner ist die Trefferzahl und umso schneller wird das Ergebnis geliefert.
Platzhalter / Wildcards
| Zeichen | Beschreibung | Sucheingabe | Suchergebniss |
|---|---|---|---|
| ? | Platzhalter für ein beliebiges Zeichen. | "Ma?er" | "Maier,"Mayer", "Maler" |
| ✱ | Platzhalter für einen Textteil. | ma*er | Mayer, Maier, Maier, Maschendrahtzaunhersteller |
Alle [ˈmaɪ̯ɐ]s deckt man am besten mit "m??er" ab, Allerdings würde so auch "maler" gefunden. Der Stern steht für eine beliebige Anzahl von beliebigen Zeichen an der jeweiligen Stelle, eine Suche nach "ma*er" würde neben "Mayer" und "Maier" auch "Maier" und sogar "Maschendrahtzaunhersteller" finden.
Verwenden Sie diese Funktionalität auch sparsam, da auch sie durch die größere mögliche Trefferzahl stärker belastet wird. Die Suche nach Umlauten, wie auch nach Sonderzeichen wie in Pruszków und Søborg, funktioniert ohne Sonderregelungen. Um bei der Volltextsuche die Rechenleistung nicht für zu ungenaue oder allgemeine Suchbegriffe zu sehr zu beanspruchen, müssen im Feld der der Volltextsuche mindestens drei Zeichen angegeben werden, bevor eine Volltextsuche ausgeführt wird. Um das auch für den Nutzer transparent zu machen, färbt sich das Eingabefeld der Volltextsuche leicht rot ein, solange die Mindestanzahl Zeichen nicht erreicht wurde.
Unscharfe Suche (Ungefähr Suche, Fuzzy Suche)
| Zeichen | Beschreibung | Sucheingabe | Suchergebniss |
|---|---|---|---|
| ~ | Platzhalter für einen Buchstaben an beliebiger Stelle, einschließlich eines Zeichens zuviel oder zuwenig. | ~rechnung | Rechnunng, Rechnug, Rechnugn, Rechnunh |
| ~~ | Platzhalter für zwei Buchstaben an beliebiger Stelle, einschließlich zwei Zeichen zuviel oder zuwenig. | ~~rechnung | Rechnunng, Recknug, Rcehnugn, R3chnunh |
So würden dann auch Dokumente gefunden, die Begriffe enthalten, die sich vom Suchbegriff um einen Buchstaben an beliebiger Stelle unterscheiden, einschließlich eines Zeichens zuviel oder zuwenig oder einer Vertauschung.
Am Beispiel sieht das so aus: "Rechnunng", "Rechnug", "Rechnugn" oder "Rechnunh" würde auch gefunden werden, würde man nach "~rechnung" suchen. Man kann das für bis zu zwei Abweichungen machen, in dem man eine doppelte Tilde "~~" vorausstellt."~~rechnung" sollte dann auch "echnunng", "Recknug", "Rcehnugn" oder "R3chnunh" finden.
Beachten Sie dabei aber unbedingt, dass solch eine Suche das System wegen der Variationen extrem belastet und verwenden Sie sie nicht als Standardsuche. Ein Kombination genauer und unscharfer Suchworte ist möglich: "~Rechnung Siemens" ginge, wie auch "~rechnung ~~siemens" oder "test ~~rechnung"
| Übersicht | ||
|---|---|---|
| Änderung der Tabelle | Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Vorgänge bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam. | |
| Reihenfolge der Spalten | Sobald die erste Änderung an einer Rechnung durchgeführt und gespeichert wird, wird der Fortschritt der Bearbeitung in der Fortschrittsleiste als Symbol angezeigt. Der prozentuale Fortschritt wird dabei auf Basis der Prüfer ermittelt, die eine Rechnung bereits als geprüft markiert haben. | |
| Sortierung der Spalten | Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. | |
| Anzahl der Einträge pro Seite | Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. | |
| Detailansicht | ||
|---|---|---|
| Eingabe der Vorgänge | In der linken Eingabemaske, lassen sich genauere Informationen zu Vorgängen verwalten. Hier erfolgt die Zuweisung des Namens, der Vorgangsnummer, des Verteilers und des Gesamt Netto. Des weiteren betseht hier die Möglichkeit einen Vorgang zu löschen. Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. |
|
| Lieferscheine | Unter dem Reiter "Lieferscheine" werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Vorgang hinterlegt. Einzugebende Werte sind Kreditor, Belegdatum und Eingangsdatum Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. |
|
| Rechnungspositionen | Unter dem Reiter "Rechnungspositionen" werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Vorgang hinterlegt. Einzugebende Werte sind Kreditor, Belegdatum.
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. |
|
| Gutschriftpositionen | Unter dem Reiter "Gutschriftpositionen" werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Vorgang hinterlegt. Einzugebende Werte sind Kreditor, Belegdatum.
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. |
|
| Übersicht | ||
|---|---|---|
| Änderung der Tabelle | Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Verträge bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam. | |
| Reihenfolge der Spalten | Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag & Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben. | |
| Sortierung der Spalten | Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. | |
| Anzahl der Einträge pro Seite | Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. | |
| Symbole in der Statusanzeige | Eine genaue Beschreibung der Symbole ist in der Hilfe unter dem Reiter "Statusanzeige" zu finden | |
| Tastenkürzel in der Rechnungsansicht | Eine genaue Beschreibung der Tastenkürzel ist in der Hilfe unter dem Reiter "Tastenkürzel" zu finden | |
| Detailansicht | ||
|---|---|---|
| Dokument | Unter dem Reiter Dokument werden die genauen Angaben zu der ausgewählten Rechung eingetragen. | |
| Wie werden die Kreditordaten gefüllt? | In diesem Bereich gibt es Felder die sich automatisch füllen, wenn der Kreditor unter den Extras bereits angelegt wurde. | |
| Wann werden Felder für die Bearbeitung gesperrt? | Manche Felder werden für die Bearbeitung gesperrt, das sich diese automatisch durch die Eingabe von anderen Felder berechnen lassen. Als Beispiel für ein solches Feld lässt sich "Gesamt Brutto gekürzt" nennen.
Beispielrechnung: |
|
| Positionen | ||
|---|---|---|
| Anhänge | ||
|---|---|---|
im Bereich der Anhänge lassen sich Dokumente zu der Rechnung hinzufügen, diese Dokumente sind in eine der folgenden Kategorien einzuordnen:
|
| Übersicht | ||
|---|---|---|
| Änderung der Tabelle | Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Verträge bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam. | |
| Reihenfolge der Spalten | Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag & Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben. | |
| Sortierung der Spalten | Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. | |
| Anzahl der Einträge pro Seite | Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. | |
| Detailansicht | ||
|---|---|---|
| Status | Hier können Daten zu Verteiler, Vertragsnummer und Vertragspartner hinterlegt werden. | |
| Vertragsart | Die Vertragslaufzeit legt fest, wie lange in Monaten ein Vertrag gültig ist. Häufig verlängern sich die Verträge um eine bestimmte Zeit, wenn man sie nicht fristgerecht kündigt. Es wird vom Benutzer eingegeben. | |
| Laufzeitdaten | Mögliche einzutragende Werte sind:
|
|
| Kündigungsdaten |
|
|
| Erinnerung | Das Feld "Wiedervorlage (W)" wird zusammen mit "Wiedervorlage ab" verwendet und gibt an, wann der Vertrag geprüft werden soll. Sobald die Kündigungsfrist, abzuglich der Wiedervorlage, vorbei ist, bekommt man eine Aufgabe "Wiedervorlage". | |
| Vetragseigenschaften |
|
|
| Zahlungsinformationen |
|
|
| Zusatzinformationen |
|
|
| Vertragspartnerdaten |
|
|
| Übersicht | ||
|---|---|---|
| Änderung der Tabelle | Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Verträge bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam. | |
| Reihenfolge der Spalten | Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag & Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben. | |
| Sortierung der Spalten | Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. | |
| Anzahl der Einträge pro Seite | Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite. | |
| Detailansicht | ||
|---|---|---|
| Status |
Es können genaue Informationen zu Lieferscheinen hinterlegt werden:
|
|
| Primanota hinterlegen | ||
|---|---|---|
|
Hier kann eine Primanota hinterlegt werden. Diese wird in der Detailansicht einer Rechnung in das Feld "Primanota" per Tastatureingabe, mit dem Tastenkürzel Alt + F12 oder durch Klick auf das Symbol übernommen. Verwenden Sie als Primanota bspw. die Buchungsnummer aus Ihrem EPR System. Mit dem Tastenkürzel oder Symbol können Sie auch automatisch die iFlow Rechnungs-ID setzen lassen. Die Einstellung erfolgt in dem Menü unter "Extras > Primanota hinterlegen". Um eine Primanota eingetragen zu können muss die Rechnung vollständig geprüft und freigegeben worden sein. Zusätzlich wird die Berechtigung der Rolle "Finanzbuchhaltung" benötigt. |
||
| Kreditoren und Debitoren verwalten | ||
|---|---|---|
| Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. Das Feld "Suchen" ermöglicht eine freie Textsuche nach Inhalten der verschiedenen Spalten. | ||
| Kreditor/ Debitor editieren | Ein Kreditor/ Editor lässt sich über den Button mit dem "Stift" an der rechten Seite der Tabelle editieren. | |
| Kreditor/ Debitor löschen | Ein Kreditor/ Editor lässt sich über den Button mit dem "Mülleimer" an der rechten Seite der Tabelle löschen. | |
| Neuen Kreditor anlegen | ||
|---|---|---|
| In diesem Reiter können neue Kreditoren mit den entsprechenden Daten angelegt werden. Die hier eingetragenen Daten ermöglichen in den Rechnungen eine automatische Füllung der Felder, sobald der entsprechende Kreditor ausgewählt wird. | ||
| Stammdaten | In dem Reiter Stammdaten werden genaue Informationen zu einem Kreditor eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
|
|
| Bankverbindungen | In dem Reiter Bankverbindungen werden genaue Informationen zu den Bankverbindungen eines Kreditors eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
Die Löschung einer Bankverbindung ist über den Button "Ausgewählte Bankverbindung löschen" möglich. Bevor eine Löschung erfolgt, ist die Bestätigung der Löschung notwendig. Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt. |
|
| Skontos | In dem Reiter Skontos werden genaue Infos zu Skontos eingetragen, hierunter fallen Daten wie: :
|
|
| Neuen Debitor anlegen | ||
|---|---|---|
| In diesem Reiter können neue Kreditoren mit den entsprechenden Daten angelegt werden. Die hier eingetragenen Daten ermöglichen in den Rechnungen eine automatische Füllung der Felder, sobald der entsprechende Debitor ausgewählt wird. | ||
| Stammdaten | In dem Reiter Stammdaten werden genaue Informationen zu einem Debitor eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
|
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| Bankverbindungen | In dem Reiter Bankverbindungen werden genaue Informationen zu den Bankverbindungen eines Debitors eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
Die Löschung einer Bankverbindung ist über den Button "Ausgewählte Bankverbindung löschen" möglich. Bevor eine Löschung erfolgt, ist die Bestätigung der Löschung notwendig. Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt. |
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| Skontos | In dem Reiter Skontos werden genaue Infos zu Skontos eingetragen, hierunter fallen Daten wie: :
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| Sachkonten verwalten | ||
|---|---|---|
| Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. Das Feld "Suchen" ermöglicht eine freie Textsuche nach Inhalten der verschiedenen Spalten. | ||
| Neues Sachkonto anlegen | Über den Button "Neues Sachkonto anlegen" öffnet sich ein Fenster in welchem folgende Daten einzugeben sind:
|
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| Sachkonten editieren | Ein Sachkonto lässt sich über den Button mit dem "Stift" an der rechten Seite der Tabelle editieren. | |
| Sachkonten löschen | Ein Sachkonto lässt sich über den Button mit dem "Mülleimer" an der rechten Seite der Tabelle löschen. | |
| Kostenstellen verwalten | ||
|---|---|---|
| Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. Das Feld "Suchen" ermöglicht eine freie Textsuche nach Inhalten der verschiedenen Spalten. | ||
| Neue Kostenstelle anlegen | Über den Button "Neues Kostenstelle anlegen" öffnet sich ein Fenster in welchem folgende Daten einzugeben sind:
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| Kostenstelle editieren | Eine Kostenstelle lässt sich über den Button mit dem "Stift" an der rechten Seite der Tabelle editieren. | |
| Kostenstelle löschen | Eine Kostenstelle lässt sich über den Button mit dem "Mülleimer" an der rechten Seite der Tabelle löschen. | |
| Benutzer & Verteiler verwalten | ||
|---|---|---|
| Benutzerverwaltung ... | ||
| Neuen Benutzer anlegen | Bei Auswahl des Buttons "Neuen Benutzer anlegen" öffnet sich ein Fenster in dem genaue Angaben zu der anzulegenden Person eingetragen werden können: Kontaktdaten
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| Verteilerverwaltung | ||
|---|---|---|
| Annullierte Verteiler | ||
|---|---|---|
| Einstellungen | ||
|---|---|---|
| Unter den Einstellungen werden die grundlegenden Informationen zu dem aktuellen Benutzer angezeigt. | ||
| Kontaktdaten | Angezeigt werden hier der vollständige Name sowie die E-Mail Adresse. Der vollständige Name ist nicht editierbar, da dieser vom Admin bei der Anlage des Users fest vergeben wird. Die E-Mail kann vom Benutzer, sollte sich diese einmal ändern, neu gesetzt werden. | |
| Logindaten | Die Login Kennung gibt den Namen, welcher für den Login benötigt wird. Diese Kennung ist nicht editierbar und wird vom Admin bei der Anlage des Users fest vergeben. | |
| Neues Kennwort | Der Benutzer kann an dieser Stelle ein neues Kennwort für seinen iFlow Account anlegen, hierfür muss das neue Kennwort 2 mal eingegeben werden. Um diese Änderung vorzunehmen, muss die Änderung mit dem alten Kennwort bestätigt und der Button "Speichern" gedrückt werden. | |
|
||
| Änderungen bestätigen | Um geänderte Einstellungen zu speichern, muss der Benutzer diese mit seinem aktuellem Kennwort bestätigen und den Button "Speichern" drücken. | |
| Abmelden | ||
|---|---|---|
| Meldet den aktuellen Benutzer aus dem iFlow ab. |
Hilfe zur Tastenbelegung
Übersicht Maske Vorgänge
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| F5 | Liste aktualisieren |
| Alt+Links | Zur vorigen Seite der Liste blättern |
| Alt+Rechts | Zur nächsten Seite der Liste blättern |
| Alt+A | Fokus auf das Filterfeld Vorgangsname |
| Alt+E | Fokus auf das Filterfeld Vorgangsnummer |
| Alt+V | Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
| Alt+Y | Fokus auf das Filterfeld Vorgangs ID |
| Alt+Z | Alle Filter zurücksetzen |
Vorgang Detail Maske
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| Alt+F2 F2 |
Vorgang speichern |
| Alt+F3 F3 |
Vorgang speichern und den nächsten Vorgang öffnen |
| Alt+F7 F7 |
Vorgang speichern und zurück zur Übersicht |
| Alt+Links | Vorigen Vorgang anzeigen |
| Alt+Rechts | Nächsten Vorgang anzeigen |
| Alt+A | Fokus auf das Feld Vorgangsname |
| Alt+E | Fokus auf das Feld Vorgangsnummer |
| Alt+V | Fokus auf das Feld Verteiler |
Übersicht Maske Rechnungen
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| F5 | Liste aktualisieren |
| Alt+Links | Zur vorigen Seite der Liste blättern |
| Alt+Rechts | Zur nächsten Seite der Liste blättern |
| Alt+B | Fokus auf das Filterfeld Bemerkung |
| Alt+C | Fokus auf das Filterfeld Belegdatum |
| Alt+D | Fokus auf das Filterfeld Bestellnummer |
| Alt+E | Fokus auf das Filterfeld Vorgangsnummer |
| Alt+F | Fokus auf das Filterfeld Volltextsuche |
| Alt+H | Fokus auf das Filterfeld Offener Punkt Status |
| Alt+I | Fokus auf das Filterfeld Konfiguriertes Freifeld |
| Alt+K | Fokus auf das Filterfeld Offener Punkt Beschreibung |
| Alt+L | Fokus auf das Filterfeld Zahlungsweise |
| Alt+M | Fokus auf das Filterfeld Mailanfragen |
| Alt+N | Fokus auf das Filterfeld Eingangsdatum |
| Alt+O | Fokus auf das Filterfeld Konto |
| Alt+P | Fokus auf das Filterfeld Primanota |
| Alt+R | Fokus auf das Filterfeld Belegnummer |
| Alt+S | Fokus auf das Filterfeld Zahlungsfreigabe |
| Alt+T | Fokus auf das Filterfeld Kreditor |
| Alt+U | Fokus auf das Filterfeld Buchungsdatum |
| Alt+V | Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
| Alt+W | Fokus auf das Filterfeld Zeige |
| Alt+Y | Fokus auf das Filterfeld Rechnungs ID |
| Alt+Z | Alle Filter zurücksetzen |
Rechnung Detail Maske
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| Alt+F2 F2 |
Rechnung speichern |
| Alt+F3 F3 |
Rechnung speichern und die nächste Rechnung öffnen |
| Alt+F6 F6 |
Rechnung speichern und neue Position anlegen |
| Alt+F7 F7 |
Rechnung speichern und zurück zur Übersicht |
| Alt+F8 F8 |
Rechnung sperren |
| Alt+F9 F9 |
Rechnung prüfen |
| Alt+F10 F10 |
Rechnung sperren |
| Alt+F11 | Rechnung annullieren |
| Alt+F12 | Primanota übertragen |
| Strg+Alt+Leertaste Alt+F |
Rechnung prüfen, Speichern und Weiter Tipp: Für Prüfer |
| Alt+Plus | Dokumentansicht vergrößern |
| Alt+Minus | Dokumentansicht verkleinern |
| Alt+Links | Vorige Rechnung anzeigen |
| Alt+Rechts | Nächste Rechnung anzeigen |
| Alt+Oben | Vorige Seite anzeigen |
| Alt+Unten | Nächste Seite anzeigen |
| Strg+A | Alle Positionen answählen |
| Strg+Oben | Eine weitere Position nach oben auswählen |
| Strg+Unten | Eine weitere Position nach unten auswählen |
| Strg+P | |
| Alt+B | Fokus auf das Feld Bemerkung |
| Alt+E | Fokus auf das Feld Belegnummer |
| Alt+K | Fokus auf das Feld Offener Punkt Beschreibung |
| Alt+L | Fokus auf das Feld Verteiler |
| Alt+M | E-Mail senden |
| Alt+N | Fokus auf den Button Berechnen |
| Alt+O | Fokus auf das Feld Konto |
| Alt+P | Fokus auf das Feld Primanota |
| Alt+R | Fokus auf das Feld Belegdatum |
| Alt+S | Fokus auf das Feld Schlagwort |
| Alt+T | Fokus auf das Feld Kreditor |
| Alt+V | Verlauf öffnen |
Übersicht Maske Verträge
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| F5 | Liste aktualisieren |
| Alt+Links | Zur vorigen Seite der Liste blättern |
| Alt+Rechts | Zur nächsten Seite der Liste blättern |
| Alt+C | Fokus auf das Filterfeld Vertragsbeginn |
| Alt+F | Fokus auf das Filterfeld Volltextsuche |
| Alt+G | Fokus auf das Filterfeld Vertragsnummer |
| Alt+N | Fokus auf das Filterfeld Vertragsende |
| Alt+V | Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
| Alt+W | Fokus auf das Filterfeld Zeige |
| Alt+Y | Fokus auf das Filterfeld Vertrags ID |
| Alt+Z | Alle Filter zurücksetzen |
Vertrag Detail Maske
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| Alt+F2 F2 |
Vertrag speichern |
| Alt+F3 F3 |
Vertrag speichern und den nächsten Vertrag öffnen |
| Alt+F7 F7 |
Vertrag speichern und zurück zur Übersicht |
| Alt+Plus | Dokumentansicht vergrößern |
| Alt+Minus | Dokumentansicht verkleinern |
| Alt+Links | Vorigen Vertrag anzeigen |
| Alt+Rechts | Nächsten Vertrag anzeigen |
| Alt+Oben | Vorige Seite anzeigen |
| Alt+Unten | Nächste Seite anzeigen |
| Alt+C | Fokus auf das Filterfeld Vertragsbeginn |
| Alt+G | Fokus auf das Filterfeld Vertragsnummer |
| Alt+N | Fokus auf das Filterfeld Vertragsende |
| Alt+V | Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
Übersicht Maske Lieferscheine
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| F5 | Liste aktualisieren |
| Alt+Links | Zur vorigen Seite der Liste blättern |
| Alt+Rechts | Zur nächsten Seite der Liste blättern |
| Alt+E | Fokus auf das Filterfeld Vorgangsnummer |
| Alt+M | Fokus auf das Filterfeld Referenznummer |
| Alt+T | Fokus auf das Filterfeld Kreditor |
| Alt+V | Fokus auf das Filterfeld Verteiler |
| Alt+Y | Fokus auf das Filterfeld Lieferschein ID |
| Alt+Z | Alle Filter zurücksetzen |
Lieferschein Detail Maske
| Taste / Kombination | Funktion |
|---|---|
| Alt+F2 F2 |
Lieferschein speichern |
| Alt+F3 F3 |
Lieferschein speichern und den nächsten Lieferschein öffnen |
| Strg+Alt+Leertaste Alt+F |
Lieferschein speichern und den nächsten Lieferschein öffnen |
| Alt+Plus | Dokumentansicht vergrößern |
| Alt+Minus | Dokumentansicht verkleinern |
| Alt+Links | Voriger Lieferschein anzeigen |
| Alt+Rechts | Nächster Lieferschein anzeigen |
| Alt+Oben | Vorige Seite anzeigen |
| Alt+Unten | Nächste Seite anzeigen |
| Strg+P | |
| Alt+E | Fokus auf das Feld Vorgang |
| Alt+I | Fokus auf das Feld Lieferscheinnummer |
| Alt+L | Fokus auf das Feld Belegdatum |
| Alt+M | Fokus auf das Feld Referenznummer |
| Alt+N | Fokus auf das Feld Eingangsdatum |
| Alt+T | Fokus auf das Feld Kreditor |
| Alt+V | Fokus auf das Feld Verteiler |
Hilfe zu Vorgängen
Übersicht
Änderung der Tabelle:
Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Vorgänge bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam.
Reihenfolge der Spalten
Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag & Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben.
Sortierung der Spalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv.
Anzahl der Einträge pro Seite
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Detailansicht
Eingabe der Vorgänge
In der linken Eingabemaske, lassen sich genauere Informationen zu Vorgängen verwalten. Hier erfolgt die Zuweisung des Namens, der Vorgangsnummer, des Verteilers und des Gesamt Netto. Des weiteren betseht hier die Möglichkeit einen Vorgang zu löschen
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Lieferscheine
Unter dem Reiter "Lieferscheine" werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Vorgang hinterlegt. Einzugebende Werte sind Kreditor, Belegdatum und Eingangsdatum
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Rechnungspositionen
Unter dem Reiter "Rechnungspositionen" werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Vorgang hinterlegt. Einzugebende Werte sind Kreditor, Belegdatum.
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Gutschriftpositionen
Unter dem Reiter "Gutschriftpositionen" werden weitere Informationen zu dem ausgewählten Vorgang hinterlegt. Einzugebende Werte sind Kreditor, Belegdatum.
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann über das Feld "Einträge anzeigen" eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Hilfe zu Rechnungen
Übersicht
Änderung der Tabelle:
Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Rechnungen bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam.
Reihenfolge der Spalten
Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag &Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben.
Sortierung der Spalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv.
Anzahl der Einträge pro Seite
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Symbole in der Statusanzeige
Eine genaue Beschreibung der Symbole ist in der Hilfe unter dem Reiter "Hilfe zu Symbolen" zu finden
Shortcuts in der Rechnungsansicht
Eine genaue Beschreibung der Shortcuts ist in der Hilfe unter dem Reiter "Hilfe zu Shortcuts" zu finden
Detailansicht
Dokument
Unter dem Reiter Dokument werden die genauen Angaben zu der ausgewählten Rechung eingetragen.
Wie werden die Kreditordaten gefüllt?
In diesem Bereich gibt es Felder die sich automatisch füllen, wenn der Kreditor unter den Extras bereits angelegt wurde.
Wann werden Felder für die Bearbeitung gesperrt?
Manche Felder werden für die Bearbeitung gesperrt, das sich diese automatisch durch die Eingabe von anderen Felder berechnen lassen. Als Beispiel für ein solches Feld lässt sich "Gesamt Brutto gekürzt" nennen.
Beispielrechnung:
Positionen
Anhänge
Im Bereich der Anhänge lassen sich Dokumente zu der Rechnung hinzufügen, diese Dokumente sind in eine der folgenden Kategorien einzuordnen:
- Bewirtungsbeleg
- Leistungsnachweis
- Lieferschein
- Stundennachweis
- Stundenzettel
- Sonstiges
Hilfe zu Verträgen
Übersicht
Änderung der Tabelle:
Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Verträge bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam.
Reihenfolge der Spalten
Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag & Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben.
Sortierung der Spalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv.
Anzahl der Einträge pro Seite
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Detailansicht
In der Detailansicht lassen sich genaue Informationen zu den Verträgen hinterlegen.
Status
Hier können Daten zu Verteiler, Vertragsnummer und Vertragspartner hinterlegt werden.
Vertragsart
Die Vertragslaufzeit legt fest, wie lange in Monaten ein Vertrag gültig ist. Häufig verlängern sich die Verträge um eine bestimmte Zeit, wenn man sie nicht fristgerecht kündigt. Es wird vom Benutzer eingegeben.
Laufzeitdaten
Mögliche einzutragende Werte sind:
- Gesamtlaufzeit
Die Gesamtlaufzeit ist ein berechnetes Feld: Beim ersten Speichern entspricht die Gesamtlaufzeit der Erstlaufzeit. Bei der Verlängerung wird die Gesamtlaufzeit um "Verlängerung in M" erhöht. - Laufzeit Periode
Das Feld "Laufzeit Periode (M)" wird automatisch berechnet. Und wird verwendet bei befristeten Verträgen mit Verlängerung: Beim ersten Speichern ist das Feld leer. Sobald derVertrag verlängert wurde, wird "Laufzeit Periode (M)" mit dem Wert aus "Verlängerung (M)" gefüllt. - Verlängerung
Ohne Kündigung läuft der Vertrag weiter Der Vertrag wird nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit automatisch um "Verlängerung (M)" Monate verlängert, wenn er nicht vorher fristgemäß gekündigt wird (siehe Kündigung). Welche Kündigungsfrist dabei gilt, steht im Feld "Kündigungfrist (M)" und kann von Fall zu Fall sehr unterschiedlich sein. Das Feld "Verlängerung (M)" wird vom Benutzer eingegeben, wenn das Häckchen "Autom. Verlängerung" gesetzt wurde. Sobald die Erstlaufzeit, abzuglich der Kündigungfrist, vorbei ist, wird die Gesamtlaufzeit um "Verlängerung (M)" erhöht. - Letzte Verlängerung
Der Vertrag wird nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit automatisch um "Verlängerung (M)" Monate verlängert, wenn er nicht vorher fristgemäß gekündigt wird (siehe Kündigung). Im Feld "Letzte Verlängerung" wird das Datum der letzten Verlängerung gespeichert.
Kündigungsdaten
- Vertragslaufzeit
Kündigung - Beendigung eines Vertragsverhältnisses Wenn man einen Vertrag beenden möchtet, muss man schriftlich kündigen. Die Zeit zwischen der Kündigung und dem Vertragsende nennt man Kündigungsfrist. Die Kündigungsfrist steht im Vertrag und gilt für die beiden Vertagspartner. Das Feld wird vom Benutzer eingetragen. Die Eingabe erfolgt in Monaten. Wird verwendet bei unbefristeten Verträgen und Verträgen mit automatischer Verlängerung.
*Gekündigt zum
Gekündigt zum - Beendigung eines Vertragsverhältnisses
Wird verwendet im Falle einer außergewöhnlichen Kündigung.
Wenn das Feld gesetzt wurde, dann gilt es als Vertragsende.
Erinnerung
Das Feld "Wiedervorlage (W)" wird zusammen mit "Wiedervorlage ab" verwendet und gibt an, wann der Vertrag geprüft werden soll. Sobald die Kündigungsfrist, abzuglich der Wiedervorlage, vorbei ist, bekommt man eine Aufgabe "Wiedervorlage".
Vetragseigenschaften
- Standardvertrag
- Vertragstyp
- Personenkontentyp
- Partnertyp
- Varianten
Zahlungsinformationen
- Vertragswert Netto
- Währung
- Netto Zahlungsintervall
Zusatzinformationen
- Anmerkung
- Kontaktinformationen / Ansprechpartner
Vertragspartnerdaten
In diesem Bereich werden die genauen Kontoinformationen zum Vertragspartner hinterlegt.
Hilfe zur Volltextsuche
Zunächst einmal: Eine Volltextsuche ist sehr rechenintensiver Vorgang. Je allgemeiner ein Begriff ist, der gesucht wird, umso mehr hat der Rechner zu bearbeiten.
In Eingangsrechnungen nach dem Begriff "Rechnungen" zu suchen, oder nach der eigenen Adresse macht nicht nur wenig Sinn sondern belastet auch die Kapazität des Servers.
Verwenden Sie daher möglichst Suchbegriffe, die, wenn möglich, nur eine kleine Trefferzahl zulassen.
Dauert eine Volltextsuche zu lang (meist etwa etwas mehr als 30 Sekunden), dann kann es sein, dass der Server diese dann mit einer Fehlermeldung abbricht um das System nicht zu blockieren.
Es gibt aber noch ein paar Tricks bei der Volltextsuche, die Ihnen helfen könnten:
Trennt man Suchbegriffe (z.B. Arm und Bein) mit einem Leerzeichen (also "Arm Bein"), dann werden diese über eine UND Verknüpfung gesucht, was nicht anderes bedeutet, dass nur Dokumente angezeigt werden, die beide Begriffe enthalten. Es sind natürlich auch mehr als zwei Begriffe möglich.
Je mehr Begriffe Sie verwenden, umso kleiner ist die Trefferzahl und umso schneller wird das Ergebnis geliefert.
Die Volltextsuche unterscheidet NICHT nach Groß- Kleinschreibung
Platzhalter, auch Wildcards genannt, sind eine Art Joker für die Textsuche. Es gibt zwei Zeichen, die eine solche Platzhalterfunktion haben. Der Stern '' und das Fragezeichen '?'. Sie können verwendet werden, wenn man sich in Teilen des Suchtextes unsicher ist, was dort stehen müsste.
Das '?' steht für ein einzelnes Zeichen, das beliebig sein darf, der Stern '' steht für einen ganzen Textteil, den man nicht klar benennen kann.
Sucht man einen Herrn [ˈmaɪ̯ɐ], sind ja folgende Varianten üblicherweise möglich Meyer, Maier, Meier, Mayer. Mit der Eingabe von "Ma?er" finde ich Maier und Mayer, Über "Me?er" dann Meyer und Meier.
Alle [ˈmaɪ̯ɐ]s deckt man am besten mit m??er ab, Allerdings würde so auch "maler" gefunden. Der Stern steht für eine beliebige Anzahl von beliebigen Zeichen an der jeweiligen Stelle, eine Suche nach "ma*er" würde neben Mayer und Maier auch Maurer und sogar Maschendrahtzaunhersteller finden.
Verwenden Sie diese Funktionalität auch sparsam, da auch sie durch die größere mögliche Trefferzahl stärker belastet wird.
Die Suche nach Umlauten, wie auch nach Sonderzeichen wie in Pruszków und Søborg, funktioniert ohne Sonderregelungen.
Um bei der Volltextsuche die Rechenleistung nicht für zu ungenaue oder allgemeine Suchbegriffe zu sehr zu beanspruchen, müssen im Felder der Volltextsuche mindestens drei Zeichen angegeben werden, bevor eine Volltextsuche ausgeführt wird. Um das auch für den Nutzer transparent zu machen, färbt sich das Eingabefeld der Volltextsuche leicht rot ein, solange die Mindestanzahl Zeichen nicht erreicht wurde.
Unscharfe Suche (Ungefähr Suche, Fuzzy Suche):
Stellt man den Suchbegriffen eine Tilde "~" voraus, dann kann man damit Schreibfehler oder ungenaue OCR Erkennung bis zu einem gewissen Maß ausgleichen. Ein vorausgestelltes "~" findet nicht nur den darauf folgenden Begriff, sondern auch Variationen dessen.
So würden dann auch Dokumente gefunden, die Begriffe enthalten, die sich vom Suchbegriff um einen Buchstaben an beliebiger Stelle unterscheiden, einschließlich eines Zeichens zuviel oder zuwenig oder einer Vertauschung.
Am Beispiel sieht das so aus: "Rechnunng", "Rechnug", "Rechnugn" oder "Rechnunh" würde auch gefunden werden, würde man nach "~rechnung" suchen. Man kann das für bis zu zwei Abweichungen machen, in dem man eine doppelte Tilde "" vorausstellt. "rechnung" sollte dann auch "echnunng", "Recknug", "Rcehnugn" oder "R3chnunh" finden.
Beachten Sie dabei aber unbedingt, dass solch eine Suche das System wegen der Variationen extrem belastet und verwenden Sie sie nicht als Standardsuche. Ein Kombination genauer und unscharfer Suchworte ist möglich: "~Rechnung Siemens" ginge, wie auch "~rechnung ~~siemens" oder "test ~~rechnung"
Hilfe zu Lieferscheinen
Übersicht
Änderung der Tabelle:
Die Tabelle im Übersichtsbereich der gesamten Lieferscheine bietet die Möglichkeit auf die persönlichen Wünsche des Benutzers angepasst zu werden. Mit einem Rechtsklick auf die Kopfleiste der Tabelle öffnet sich ein Auswahlfenster, in welchem sich die zur Anzeige gewünschten Spalten einstellen lassen. Die Einstellung ist sofort wirksam.
Reihenfolge der Spalten
Nach der Auswahl der gewünschten Spalten lassen diese sich in der Reihenfolge auf dem Bildschirm durch anklicken und halten (Drag & Drop) der linken Maustaste in die gewünschte Position verschieben.
Sortierung der Spalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv.
Anzahl der Einträge pro Seite
Die Anzahl der in der Tabelle angezeigten Einträge kann in der unteren linken Ecke der Tabelle eingestellt werden, zur Auswahl stehen: 10, 25, 50 oder 100 Einträge pro Seite.
Detailansicht
Status
Es können genaue Informationen zu Lieferscheinen hinterlegt werden:
- Lieferscheinnummer
- Kreditor
- Vorgang
- Belegdatum
- Eingangsdatum
- Referenznummer
- Verteiler
- Zuweisbar bis
Über den Button "Annulliert" können zudem die Lieferscheine auf annuliert gesetzt werden.
Hilfe zu Extras
Primanota hinterlegen
Kreditoren und Debitoren verwalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. Das Feld "Suchen" ermöglicht eine freie Textsuche nach Inhalten der verschiedenen Spalten.
Kreditor/ Debitor editieren
Ein Kreditor/ Editor lässt sich über den Button mit dem "Stift" an der rechten Seite der Tabelle editieren.
Kreditor/ Debitor löschen
Ein Kreditor/ Editor lässt sich über den Button mit dem "Mülleimer" an der rechten Seite der Tabelle löschen.
Neuen Kreditor anlegen
In diesem Reiter können neue Kreditoren mit den entsprechenden Daten angelegt werden. Die hier eingetragenen Daten ermöglichen in den Rechnungen eine automatische Füllung der Felder, sobald der entsprechende Kreditor ausgewählt wird.
Stammdaten
In dem Reiter Stammdaten werden genaue Informationen zu einem Kreditor eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
- Name
- Adresse
- Steuerdaten
- Standard Kostenstelle
- Standard Sachkonto
- Standard Zahlungsweise
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Bankverbindungen
In dem Reiter Bankverbindungen werden genaue Informationen zu den Bankverbindungen eines Kreditors eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
- Institut
- IBAN
- SWIFT-Code(BIC)
- Auswahl des Standardkontos
Für einen Kreditor/ Debitor können mehrere Konten hinterlegt werden. Die Anlage einer neuen Bankverbindung erfolgt über den Button "Neue Bankverbindung anlegen".
Die Löschung einer Bankverbindung ist über den Button "Ausgewählte Bankverbindung löschen" möglich. Bevor eine Löschung erfolgt, ist die Bestätigung der Löschung notwendig.
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Skontos
In dem Reiter Skontos werden genaue Infos zu Skontos eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
- Skonto %
- Skontotage
- Skontokonditionen
- Standardskonto
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Neuen Debitor anlegen
In diesem Reiter können neue Kreditoren mit den entsprechenden Daten angelegt werden. Die hier eingetragenen Daten ermöglichen in den Rechnungen eine automatische Füllung der Felder, sobald der entsprechende Kreditor ausgewählt wird.
Stammdaten
In den Stammdaten werden genaue Infos zu einem Kreditor eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
- Name
- Adresse
- Steuerdaten
- Standard Kostenstelle
- Standard Sachkonto
- Standard Zahlungsweise
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Bankverbindungen
In dem Reiter Bankverbindungen werden genaue Informationen zu den Bankverbindungen eines Debitors eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
- Institut
- IBAN
- SWIFT-Code(BIC)
- Auswahl des Standardkontos
Für einen Kreditor/ Debitor können mehrere Konten hinterlegt werden. Die Anlage einer neuen Bankverbindung erfolgt über den Button "Neue Bankverbindung anlegen".
Die Löschung einer Bankverbindung ist über den Button "Ausgewählte Bankverbindung löschen" möglich. Bevor eine Löschung erfolgt, ist die Bestätigung der Löschung notwendig.
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Skontos
In dem Reiter Skontos werden genaue Infos zu Skontos eingetragen, hierunter fallen Daten wie:
- Skonto %
- Skontotage
- Skontokonditionen
- Standardskonto
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Sachkonten verwalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. Das Feld "Suchen" ermöglicht eine freie Textsuche nach Inhalten der verschiedenen Spalten.
Neues Sachkonto anlegen
Über den Button "Neues Sachkonto anlegen" öffnet sich ein Fenster in welchem folgende Daten einzugeben sind:
- ID
- Name
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Sachkonten editieren
Ein Sachkonto lässt sich über den Button mit dem "Stift" an der rechten Seite der Tabelle editieren.
Sachkonten löschen
Ein Sachkonto lässt sich über den Button mit dem "Mülleimer" an der rechten Seite der Tabelle löschen.
Kostenstellen verwalten
Alle Spalten der Tabelle lassen sich über das anklicken der entsprechen Kopfzeile auf- bzw. absteigend sortieren. Die Sortierung ist immer nur nach einer Spalte möglich. Es ist immer die zuletzt eingestellte Sortierung aktiv. Das Feld "Suchen" ermöglicht eine freie Textsuche nach Inhalten der verschiedenen Spalten.
Neue Kostenstelle anlegen
Über den Button "Neues Kostenstelle anlegen" öffnet sich ein Fenster in welchem folgende Daten einzugeben sind:
- ID
- Name
Getätige Änderungen werden mit dem "Speichern" Button bestätigt.
Sachkonten editieren
Eine Kostenstelle lässt sich über den Button mit dem "Stift" an der rechten Seite der Tabelle editieren.
Sachkonten löschen
Eine Kostenstelle lässt sich über den Button mit dem "Mülleimer" an der rechten Seite der Tabelle löschen.
Benutzer & Verteiler verwalten
Benutzerverwaltung
Neuen Benutzer anlegen
Bei Auswahl des Buttons "Neuen Benutzer anlegen" öffnet sich ein Fenster in dem genaue Angaben zu der anzulegenden Person eingetragen werden können:
Kontaktdaten
- Vollständiger Name
- E-Mail Adresse
- Typ Authentifizierung
Hier besteht die Möglichkeit die Art der Authentifizierung zu wählen, es gibt die Optionen:
-Normales Login/Kennwort-Verfahren oder
-Identifikation über NT-DomäneLogindaten
- Anmeldename
Der Anmeldename setzt sich zusammen aus dem Anfangsbuchstaben des Vornamens, danach folgt ein "." und darauf folgt der Nachname.
Zum Beispiel: m.mustermannRechte
Mit der Betätigung der Checkboxen können dem Benutzer veschiedene Rechte zugewiesen werden.
- Benutzer und Verteiler verwalten
Wird diese Checkbox gesetzt, ist der Benutzer in der Lage die Benutzerdaten sowie die Zuordnung, Bearbeitung oder Änderung der Verteiler vorzunehmen. - Stammdaten verwalten (Kreditoren, Kostenstellen, Sachkonten)
Wird diese Checkbox gesetzt, ist der Benutzer in der Lage die Stammdaten zu ändern. - Exporte durchführen
Wird diese Checkbox gesetzt, ist der Benutzer in der Lage Exporte durchzuführen.
Verteilerverwaltung
Annullierte Verteiler
Hilfe zu User
Einstellungen
Unter den Einstellungen werden die grundlegenden Informationen zu dem aktuellen User angezeigt.
Kontaktdaten
Angezeigt werden hier der vollständige Name sowie die E-Mail Adresse. Der vollständige Name ist nicht editierbar, da dieser vom Admin bei der Anlage des Users fest vergeben wird. Die E-Mail kann vom User, sollte sich diese einmal ändern, neu gesetzt werden.
Logindaten
Die Login Kennung gibt den Namen, welcher für den Login benötigt wird. Diese Kennung ist nicht editierbar und wird vom Admin bei der Anlage des Users fest vergeben.
Neues Kennwort
Der User kann an dieser Stelle ein neues PAsswort für seinen iFlow Account anlegen, hierefür muss das neue Kennwort 2 mal eingegeben werden. Um diese Änderung vorzunehmen, muss die Änderung mit dem alten Kennwort bestätigt und der Button "Speichern" gedrückt werden.
-
Erinnerung an Rechnungsfristen
Wird diese Chechbox ausgewählt, so erhält der User Erinnerungen an Rechnungsfristen zu seinen eingetragenden Verteilern.
-
Tägliche Zusammenfassung über zu erfassende Rechnungen
Wird diese Chechbox ausgewählt, so erhält der User eine tägliche tabellarische Zusammenfassung über zu erfassende Rechnungen zu seinen eingetragenden Verteilern.
-
Tägliche Zusammenfassung über zu prüfende Rechnungen
Wird diese Chechbox ausgewählt, so erhält der User eine tägliche tabellarische Zusammenfassung über zu prüfende Rechnungen zu seinen eingetragenden Verteilern.
-
Tägliche Zusammenfassung über freizugebende Rechnungen
Wird diese Chechbox ausgewählt, so erhält der User eine tägliche tabellarische Zusammenfassung über zu freizugebende Rechnungen zu seinen eingetragenden Verteilern.
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Was wird in das Feld „Aufteilung“ eingegeben?
Wichtiger Hinweis: Bei einer Aufteilung von artikelbezogenen Positionen ist darauf zu achten, dass diese in Sachkonten-Positionen aufgeteilt werden.
Über das Eingabeformular „Aufteilungen“ erhalten Sie die Möglichkeit, den Gesamtnetto-Betrag der Rechnung (angezeigt im darüber liegenden Feld „Gesamt Netto“) in Teilbeträge (Einzelpositionen) aufzuteilen und diese Teilbeträge bestehenden Kostenstellen bzw. Sachkonten zuzuordnen.
Das Besondere an diesem Formularfeld besteht in der durch den Rechnungsprüfer vorgenommenen freien Wahl des Eingabetyps: In das Formularfeld „Aufteilungen“ können nämlich entweder Einträge konkreter Netto-Teilbeträge, Mengen (Stückzahlen) oder relative Gewichtungen vorgenommen werden (s. unten).
Es müssen immer mindestens 2 Teilbuchungen erstellt werden. Bei der Eingabe nur eines einzigen Eintrags - egal in welcher Höhe, Menge oder in welcher Gewichtung - bleibt der Gesamt-Nettobetrag erhalten, da es sich nicht um eine Aufteilung handelt.
Wie wird eine Aufteilung durchgeführt (allgemein)?
Schritt 1: Zunächst wird das Feld „Aufteilung“ ausgefüllt. Danach werden über die nebenstehenden Auswahlfelder „Kostenstelle“ und „Sachkonto“ eine der vorhandenen Kostenstellen sowie eines der vorhandenen Sachkonten ausgewählt und damit dem Eintrag im Feld „Aufteilung“ zugeordnet.
Schritt 2: Fügen Sie Ihre Aufteilung der Liste hinzu, indem Sie den [+]-Knopf neben dem Auswahlfeld „Sachkonto“ anklicken. Dadurch wird jeweils eine neue Zeile in der sich anschließenden Tabelle hinzugefügt. Hier sehen Sie in der Spalte „Betrag“ auch den konkret errechneten Teilbetrag, der aus sämtlichen Einträgen in den Feldern „Aufteilung“ resultiert. Sie können somit im Allgemeinen auf einen Taschenrechner verzichten. Optional: Sie möchten durchführte Aufteilungen wieder löschen? Dann klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem jeweils zu löschenden Teilbetrag. Die vorhandenen bzw. noch verbleibenden Teilbeträge werden zahlenmäßig automatisch angepasst.
Schritt 3: Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 solange, bis die gewünschte Aufteilung des Netto-Rechnungsbetrags abgeschlossen ist.
Schritt 4: Um die Aufteilungen zu speichern, klicken Sie nun auf den „Speichern“-Knopf der Rechnung (Disketten-Symbol ganz oben links).
Beispieleingaben für Aufteilungen nach Teilbetrag, Mengen (Stückzahl) oder Gewichtung
1. Eingabetyp „Teilbetrag“: Beispiel für eine Aufteilung auf der Grundlage der Eingabe konkreter Netto-Teilbeträge Gesamtnetto-Betrag der Rechnung beträgt: 200,00
Eingabe 1: Teilbetrag 40,00 wird der Kostenstelle a und dem Sachkonto b zugeteilt
Eingabe 2: Teilbetrag 60,50 wird der Kostenstelle der c und dem Sachkonto d zugeteilt
Eingabe 3: Teilbetrag 199,50 wird der Kostenstelle der e und dem Sachkonto f zugeteilt
2. Eingabetyp „Menge (Stückzahl)“: Beispiel für eine Aufteilung auf der Grundlage der Eingabe konkreter Mengenangaben
Gesamtmenge (Stückzahl) beträgt: 50
Eingabe 1: Teilmenge 20 wird der Kostenstelle a und dem Sachkonto b zugeteilt
Eingabe 2: Teilmenge 10 wird der Kostenstelle c und dem Sachkonto d zugeteilt
Eingabe 3: Teilmenge 20 wird der Kostenstelle e und dem Sachkonto f zugeteilt
3a. Eingabetyp „Gewichtung“: Beispiel für eine Aufteilung auf der Grundlage der Eingabe relativer Gewichtungen
Gesamtnetto-Betrag der Rechnung beträgt: 369,55
Eingabe 1: Zahl 50 wird der Kostenstelle a und dem Sachkonto b zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 184,77
Eingabe 2: Zahl 50 wird der Kostenstelle c und dem Sachkonto d zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 184,77
Auch möglich:
Gesamtnetto-Betrag der Rechnung beträgt: 369,55
Eingabe 1: Zahl 60 wird der Kostenstelle a und dem Sachkonto b zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 184,77
Eingabe 2: Zahl 60 wird der Kostenstelle c und dem Sachkonto d zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 184,77
Auch möglich:
Gesamtnetto-Betrag der Rechnung beträgt: 369,55
Eingabe 1: Zahl 1 wird der Kostenstelle a und dem Sachkonto b zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 184,77
Eingabe 2: Zahl 1 wird der Kostenstelle c und dem Sachkonto d zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 184,77
Identische Ziffern werden immer als Teilsegmente von 100% interpretiert.
3b. Eingabetyp „Gewichtung“ in Prozent: Beispiel für eine Aufteilung auf der Grundlage der Eingabe von Prozentangaben
Gesamtnetto-Betrag der Rechnung beträgt: 369,55
Eingabe 1: Zahl 33 (im Sinne von 33%) wird der Kostenstelle a und dem Sachkonto b zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 110,86
Eingabe 2: Zahl 77 (im Sinne von 77%) wird der Kostenstelle c und dem Sachkonto d zugeteilt: Der umgerechnete Betrag lautet: 258,68
Wichtige Hinweise
1. Die Summe aller Eingaben sollten bei Gewichtungen in Prozent immer 100% ergeben.
2. Die unterschiedlichen Eingabetypen sollten nicht untereinander vermischt werden, d. h. wenn mit der Eingabe eines Eingabetyps begonnen wird, sollten die folgenden Eingaben ebenfalls dem Typ entsprechen.
Was wird in das Feld „Erstlaufzeit“ eingegeben?
Die Vertragslaufzeit legt fest, wie lange in Monaten ein Vertrag gültig ist. Häufig verlängern sich die Verträge um eine bestimmte Zeit, wenn man sie nicht fristgerecht kündigt.
Es wird vom Benutzer eingegeben.
Beispieleingaben
Vertragsbeginn: 01.01.2017
Erstlaufzeit: 6 Monate
Was wird in das Feld „Gesamtlaufzeit“ eingegeben?
Die Gesamtlaufzeit ist ein berechnetes Feld:
Beim ersten Speichern entspricht die Gesamtlaufzeit der Erstlaufzeit.
Bei der Verlängerung wird die Gesamtlaufzeit um "Verlängerung in M" erhöht.
Beispieleingaben
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
2. Nach den sechs Monaten Erstlaufzeit, abzüglich der Kündigunsfrist, wurden folgende Änderungen gemacht:
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 6 + 3 = 9 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten = 3 Monate
Was wird in das Feld „Laufzeit Periode“ eingegeben?
Das Feld "Laufzeit Periode (M)" wird automatisch berechnet. Und wird verwendet bei befristeten Verträgen mit Verlängerung:
Beim ersten Speichern ist das Feld leer.
Sobald der Vertrag verlängert wurde, wird "Laufzeit Periode (M)" mit dem Wert aus "Verlängerung (M)" gefüllt.
Beispieleingaben
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
2. Nach den sechs Monaten Erstlaufzeit, abzüglich der Kündigunsfrist, wurden folgende Änderungen gemacht:
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 6 + 3 = 9 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten = 3 Monate
Vertragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 01.01.2017 + 9 Monate = 30.09.2017
3. Und nach Ablauf dieser Periode am 30.09.2017 passiert folgendes
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 9 + 3 = 12 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten also immer noch = 3 Monate
Letzte Verlängerung = Vetragsende - Kündigunsfrist, wieder das Vertragsende = der 31.12.2017
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 01.01.2017 + 12 Monate = 31.12.2017
Was wird in das Feld „Verlängerung (M)“ eingegeben?
Ohne Kündigung läuft der Vertrag weiter
Der Vertrag wird nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit automatisch um "Verlängerung (M)" Monate verlängert, wenn er nicht vorher fristgemäß gekündigt wird (siehe Kündigung). Welche Kündigungsfrist dabei gilt, steht im Feld "Kündigungfrist (M)" und kann von Fall zu Fall sehr unterschiedlich sein.
Das Feld "Verlängerung (M)" wird vom Benutzer eingegeben, wenn das Häckchen "Autom. Verlängerung" gesetzt wurde.
Sobald die Erstlaufzeit, abzuglich der Kündigungfrist, vorbei ist, wird die Gesamtlaufzeit um "Verlängerung (M)" erhöht.
Beispieleingaben
1 Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
2 Nach den sechs Monaten Erstlaufzeit, abzüglich der Kündigunsfrist, wurden folgende Änderungen gemacht:
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 6 + 3 = 9 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten = 3 Monate
Vertragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 01.01.2017 + 9 Monate = 30.09.2017
3 Und nach Ablauf dieser Periode am 30.09.2017 passiert folgendes
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 9 + 3 = 12 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten also immer noch = 3 Monate
Letzte Verlängerung = Vetragsende - Kündigunsfrist, wieder das Vertragsende = der 31.12.2017
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 01.01.2017 + 12 Monate = 31.12.2017
Was wird in das Feld „Wiedervorlage (W)“ eingegeben?
Das Feld "Wiedervorlage (W)" wird zusammen mit "Wiedervorlage ab" verwendet und gibt an, wann der Vertrag geprüft werden soll.
Sobald die Kündigungsfrist, abzuglich der Wiedervorlage, vorbei ist, bekommt man eine Aufgabe "Wiedervorlage".
Beispieleingaben
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt.
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
Verlängerung = 6 Monate
Kündigungfrist = 3 Monate
Wiedervorlage = 1 Woche
Wiedervorlage ab = Vetragsende - Kündigungfrist - Wiedervorlage = 30.06.2017 - 3 Monate - 1 Woche = 23.03.2017
2. Am 23.03.2017 bekommt der Benutzer, der entsprechende Rechte hat, eine Aufgabe:
23.03.2017 Wiedervorlage
3 Der Benutzer soll den Vertrag überprüfen und dann als "Erledigt" markieren.
Was wird in das Feld „Kündigungfrist (M)“ eingegeben?
Kündigung - Beendigung eines Vertragsverhältnisses
Wenn man einen Vertrag beenden möchtet, muss man schriftlich kündigen. Die Zeit zwischen der Kündigung und dem Vertragsende nennt man Kündigungsfrist. Die Kündigungsfrist steht im Vertrag und gilt für die beiden Vertagspartner.
Das Feld wird vom Benutzer eingetragen. Die Eingabe erfolgt in Monaten.
Wird verwendet bei unbefristeten Verträgen und Verträgen mit automatischer Verlängerung.
Beispieleingaben
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt.
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
Verlängerung = 6 Monate
Kündigungfrist = 3 Monate
Kündigung bis = Vetragsende - Kündigungfrist = 30.06.2017 - 3 Monate = 30.03.2017
2. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und der Hacken "Unbefristet" ist gesetzt.
Gesamtlaufzeit = ""
Vetragsende = ""
Kündigungfrist = 3 Monate
Kündigung bis = ""
Was wird in das Feld „Letzte Verlängerung“ eingegeben?
Der Vertrag wird nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit automatisch um "Verlängerung (M)" Monate verlängert, wenn er nicht vorher fristgemäß gekündigt wird (siehe Kündigung).
Im Feld "Letzte Verlängerung" wird das Datum der letzten Verlängerung gespeichert.
Beispieleingaben
1 Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
2 Nach den sechs Monaten Erstlaufzeit, abzüglich der Kündigunsfrist, wurden folgende Änderungen gemacht:
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 6 + 3 = 9 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten = 3 Monate
Letzte Verlängerung = 30.06.2017
Vertragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 01.01.2017 + 9 Monate = 30.09.2017
3 Und nach Ablauf dieser Periode am 30.09.2017 passiert folgendes
Gesamtlaufzeit = Gesamtlaufzeit + Verlängerung in Monaten = 9 + 3 = 12 Monate
Laufzeit Periode = Verlängerung in Monaten also immer noch = 3 Monate
Letzte Verlängerung = Vetragsende - Kündigunsfrist, wieder das Vertragsende = der 31.12.2017
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 01.01.2017 + 12 Monate = 31.12.2017
Was wird in das Feld „Vertragsende“ eingegeben?
Vertragsende - Beendigung eines Vertragsverhältnisses
Wenn das Feld 'Gekündigt zum' leer ist, gilt dieses Feld als Vertragsende.
Wird berechnet: bei befristeten Verträgen immer zum Vertragesende, bei unbefristetn zum Monatsende.
Beispieleingaben
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt.
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
2. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und der Hacken "Unbefristet" ist gesetzt.
Gesamtlaufzeit = ""
Kündigungfrist = 3 Monate
Gekündigt am = ""
Vetragsende = ""
3. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und der Hacken "Unbefristet" ist gesetzt.
Gesamtlaufzeit = ""
Kündigungfrist = 3 Monate
Gekündigt am = "05.06.2017"
Vetragsende = "30.09.2017"
Was wird in das Feld „Gekündigt zum“ eingegeben?
Gekündigt zum - Beendigung eines Vertragsverhältnisses
Wird verwendet im Falle einer außergewöhnlichen Kündigung.
Wenn das Feld gesetzt wurde, dann gilt es als Vertragsende.
Beispieleingaben
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt.
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
Gekündigt zum = ""
1. Der Vertragsbeginn 01.01.2017 und die Erstlaufzeit 6 Monate wurden vom Benutzer eingegeben, sowie der Haken bei Automatische Verlängerung gesetzt.
Gesamtlaufzeit = Erstlaufzeit = 6 Monate
Vetragsende = Vertragsbeginn + Gesamtlaufzeit = 30.06.2017
Gekündigt zum = "15.06.2017"